Applicable à partir du 03/01/2024
CHARTE FORMAFLOW SUR LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
(Annexe aux CGV et aux conventions de formation dans le cadre d’inscription à des sessions de formation)
La société FORMAFLOW s’engage, dans le cadre de ses activités et conformément à la législation en vigueur en France et en Europe, à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel des utilisateurs de ses services, ainsi qu’à respecter leur vie privée. La présente Charte a pour but de rappeler nos principes et nos actions visant au respect de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.
1- Principes en matière de traitement des données personnelles
En application du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, les traitements de vos données personnelles effectués par FORMAFLOW s’appuient sur les principes de respect de la vie privée suivant :
- Licéité, loyauté et transparence
- Limitation de la finalité
- Minimisation des données
- Exactitude des données
- Limitation de conservation
- Intégrité et confidentialité
2- Responsable du traitement
Le responsable du traitement est FORMAFLOW, et plus particuliérement son Gérant Monsieur J-Marc LE BLOUCH, ayant son siège social Route de Paris – Parc d’entreprises de la Radio à Dreux (28100).
Tél. : + 33 (0)2 37 42 38 92
3- Nature des données collectées
On entend par donnée à caractère personnel, toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable, notamment par référence à des identifiants tels qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, un ou plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ainsi qu’à tout autre renseignement que nos clients décident de nous communiquer. A cet effet, nous recueillons et traitons principalement deux types de données :
Des données relatives à nos clients et prospects : Ces dernières concernent notamment les interlocuteurs du service formation, de la direction des ressources humaines, de la direction achats. Les données personnelles collectées et traitées sont les nom, prénom, adresse email, fonctions, adresse postale, numéro de téléphone et toute autre information communiquée spontanément par la personne si son contenu est pertinent et proportionnel au regard de la finalité du traitement.
Des données relatives aux alternants et stagiaires de la formation professionnelle : Ces données sont collectées soit auprès de l’employeur, soit auprès du stagiaire lui – même lors de l’inscription. Ces données sont : les nom, prénom, employeur, profession, adresse email et postale, numéro de téléphone et toute autre information communiquée spontanément par la personne si son contenu est pertinent et en lien direct avec la finalité du traitement.
La collecte des données de l’alternant et du stagiaire auprès de l’employeur répond à l’obligation légale de formation des employeurs vis-à-vis de leurs salariés.
La collecte des données auprès du stagiaire lui-même répond à l’obligation légale visée au paragraphe précédent ou à l’exécution d’une action de formation professionnelle telle que prévue à l’article L 6313 -1 du Code du travail.
Les données collectées sont alors nécessaires à la réalisation de l ’action.
De même, en application de l’article D 5211-1 du code du travail, FORMAFLOW peut collecter des informations sur d’éventuelles situations de handicap afin de prévoir les adaptations nécessaires au déroulé de la formation.
4- Finalités de la collecte et du traitement des données personnelles
Les données collectées font l’objet d’un traitement par FORMAFLOW pour les finalités suivantes :
Les données relatives à nos clients et aux prospects en charge de l’achat de prestations de formation professionnelle ont pour finalité l’exécution de l’action de formation professionnelle des salariés. Elles peuvent également avoir pour finalité de statistiques internes et peuvent être utilisées dans le cadre d’actions de prospection commerciale si la personne n’a pas opposé son refus à de telles actions.
Les données relatives aux alternants et stagiaires de la formation professionnelle ont pour finalité l’enregistrement et le traitement de la prestation de formation, à savoir : l’enregistrement des inscriptions, l’envoi des confirmations d’inscription et des documents légaux de la formation professionnelle, l’élaboration des listes d’émargement, l’émargement des stagiaires pour les formations en présentiel, des attestations de présence et de formation, la connexion aux plateformes LMS que le FORMAFLOW sera amené à utiliser, l’accès à la cafétéria et systèmes d’impression. Ces finalités sont définies conformément aux dispositions de l’article L 6353-9 du Code du travail. (La collecte de l’adresse e-mail communiquée par le stagiaire peut aussi avoir pour finalité l’envoi d’offres ou d’informations pertinentes. Le stagiaire a toujours la possibilité de s’opposer à ces envois en cochant la case figurant dans les notices d’information. S’il ne s’est pas opposé à l’envoi de ces offres, il bénéficie de la possibilité de se désinscrire à tout moment.)
5- Destinataires des données personnelles
Les données ainsi collectées sont destinées aux :
- Services internes FORMAFLOW en charge de la gestion de la
Seuls les personnels des services en charge du traitement des opérations liées à la gestion de la formation en apprentissage et professionnelle ont accès aux données à caractère personnel.
- Sous-traitants en charge d’une prestation liée à l’exécution de l’action de formation ou les partenaires FORMAFLOW (Certaines formations FORMAFLOW sont réalisées dans le cadre de partenariats avec d’autres acteurs de la formation). Lorsqu’un traitement de données personnelles est effectué par nos partenaires ou nos sous-traitants, le traitement est effectué dans le seul but de fournir la prestation ou permettre l’accès au service. A cet effet, les prestataires et sous-traitants ne sont autorisés à collecter les informations que pour les seuls besoins de fourniture de la
- Organismes publics ou non, exclusivement pour répondre à nos obligations légales (contrôle et financement de la formation professionnelle notamment), les auxiliaires de justice, les officiers ministériels, les organismes chargés d’effectuer le recouvrement des créances.
6- Durée de conservation des données
Les données personnelles collectées et traitées par pour l’exécution d’une prestation de formation sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à la gestion de la formation. Elles font ensuite l’objet d’un archivage jusqu’à l’expiration de la durée de prescription légale applicable (établissement de la preuve en matière contractuelle, justificatifs à fournir en cas de contrôle des services de l’Etat…).
Les données collectées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant une durée maximale de trois (3) ans à compter de la fin de la relation commerciale.
Les données concernant des situations de handicap telles que visées au 2/ ci-avant ne sont conservées que pour la durée de l’action de formation.
7- Mesures de sécurité
La direction de FORMALOW s’assure que vos données sont traitées en toute sécurité et confidentialité, y compris lorsque certaines opérations sont réalisées par des sous- traitants. A cet effet les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour éviter la perte, la mauvaise utilisation, l’altération et la suppression des données personnelles vous concernant sont mises en place. Ces mesures sont adaptées selon le niveau de sensibilité des données traitées et selon le niveau de risque que présente le traitement ou sa mise en œuvre
8- Droits
Quels sont vos droits ?
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des données qui vous concernent. Vous pouvez demander la portabilité de ces dernières dans la mesure où cela est applicable. Vous avez également le droit de vous opposer aux traitements réalisés ou d’en demander la limitation.
Vous pouvez émettre des directives sur la conservation, la suppression ou la communication de vos données personnelles après votre décès.
FORMAFLOW peut adresser des offres commerciales par mail à ses clients professionnels qui ne s’y sont pas opposés lors du recueil de leurs données. Les personnes concernées peuvent à tout moment demander à ne plus recevoir les communications relatives à nos offres, actualités et évènements en utilisant le lien hypertexte prévu à cet effet dans chaque email adressé ou directement par courriel à l’adresse suivante : jeanmarc.leblouch@formaflow.fr
Comment exercer vos droits ?
Vous pouvez exercer vos droits à tout moment, et nous contacter à l’adresse suivante : jeanmarc.leblouch@formaflow.fr
Toute demande d’exercice de vos droits doit être accompagnée de la photocopie d’un justificatif d’identité (carte nationale d’identité délivrée par l’État français ou carte d’identité de l’union Européenne ou passeport, carte de résident délivrée par l’Etat français, carte de séjour délivrée par l’État français ou livret de circulation délivré par l’État français). Une réponse vous sera adressée dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.
Vous pouvez utiliser le formulaire de contact en ligne dédié aux clients Entreprises
Si vos échanges avec FORMAFLOW n’ont pas été satisfaisants, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de données à caractère personnel en France.
Article L 6313 -1 : Les actions de formation qui entrent dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation professionnelle continue sont :
- Les actions de préformation et de préparation à la vie professionnelle ;
- Les actions d’adaptation et de développement des compétences des salariés ;
- Les actions de promotion professionnelle ;
- Les actions de prévention ;
- Les actions de conversion ;
- Les actions d’acquisition, d’entretien ou de perfectionnement des connaissances ;
- Les actions de formation continue relative à la radioprotection des personnes prévues à l’article L. 1333-11 du code de la santé publique ;
- Les actions de formation relatives à l’économie et à la gestion de l’entreprise ;
- Les actions de formation relatives à l’intéressement, à la participation et aux dispositifs d’épargne salariale et d’actionnariat salarié ;
- Les actions permettant de réaliser un bilan de compétences ;
- Les actions permettant aux travailleurs de faire valider les acquis de leur expérience ;
- Les actions d’accompagnement, d’information et de conseil dispensées aux créateurs ou repreneurs d’entreprises agricoles, artisanales, commerciales ou libérales, exerçant ou non une activité ;
- Les actions de lutte contre l’illettrisme et l’apprentissage de la langue française.
Article L6353-9 Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, par un organisme de formation au candidat à un stage ou à un stagiaire ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier son aptitude à suivre l’action de formation, qu’elle soit sollicitée, proposée ou poursuivie.
Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’action de formation. Le candidat à un stage ou le stagiaire est tenu d’y répondre de bonne foi.
Article D5211-1 Pour la mise en œuvre des politiques d’accès à la formation et à la qualification prévues à l’article L. 5211-2, une programmation pluriannuelle de l’accueil en formation garantit un ensemble complet de services aux personnes handicapées. Cette offre respecte la possibilité de libre choix de ces personnes tout en tenant compte de l’analyse des besoins et de la proximité des lieux de formation.